Erklæring om personlige oplysninger

Databeskyttelseserklæring


1. Indledning

Når du bruger Staples.dk, Staplesadvantage.dk og Staplesnetshop.dk websites, behandler Staples Denmark personoplysninger. Vi bruger dine personoplysninger lovligt og ansvarligt i overensstemmelse med gælde love og bestemmelser om privatliv.

I dette databeskyttelseserklæring beskriver vi, hvem vi er, hvordan og til hvilke formål vi behandler dine personoplysninger internt i Staples Denmark, hvordan du kan udøve dine rettigheder til privatliv og alle andre oplysninger, som kan være relevante for dig. 

Vi har gjort vores bedste for at give dig alle oplysningerne på en klar og læsevenlig måde. Men hvis du har spørgsmål om vores anvendelse af dine personoplysninger efter at have læst denne databeskyttelseserklæring, kan du altid kontakte os via nedenstående kontaktoplysninger.

For at få oplysninger om hvordan vi anvender cookies og lignende teknologier, læs venligst vores cookie-erklæring.

Til sidst vil vi gerne gøre opmærksom på, at vi konstant udvikler og forbedrer Staples Denmark. Hvis dette medfører ændringer af vores behandling af personoplysninger, vi dette blive afspejlet i denne databeskyttelseserklæring. Vi anbefaler derfor, at du med jævne mellemrum undersøger om databeskyttelseserklæringen er blevet ændret. Nederst i denne databeskyttelseserklæring kan du læse, hvornår den sidst blev ændret.

2. Hvem er vi?

Staples Denmark er databehandler for Staples Denmarks aktiviteter. Vores kontaktoplysninger er: Korskildelund 6, 2670 Greve.

Vores databeskyttelsesansvarlige kan kontaktes via: dpo.nordic@staples-solutions.com

3. Til hvilke formål behandler vi dine personoplysninger?

Staples Denmark behandler dine personoplysninger med følgende formål: 

Ordreadministration og gennemførelse af en kontrakt – Vi behandler dine personoplysninger for at forberede, modtage og gennemføre købsaftale(r) som aftalt.

Back-office aktiviteter – Vi behandler dine personoplysninger til administrative og økonomiske forretningsaktiviteter, som rapportering og håndtering og bearbejdning af fakturaer og opkrævninger.

Til kommunikation, markedsføring og loyalitetsprogrammer – Vi behandler dine personoplysninger med det formål at yde kundeservice og support, at håndtere vores forhold til dig, gennemføre markedsføringsaktiviteter, at udarbejde (personaliserede) tilbud, at inddrage dig i loyalitetsprogram, og/eller levere og dele oplysninger om vores service.

Retslige formål – Vi behandler dine personoplysninger til identifikationsformål, for at modvirke bedrageri, til at gennemføre revisioner, til retslige handlinger, for at sikre virksomhedens interne sikkerhed og for at overholde retslige forpligtelser.

Leder du efter mere detaljerede oplysninger om, hvordan vi vi behandler dine personoplysninger?

Ordreadministration og gennemførelse af en kontrakt

·       Hver gang du afgiver en ordre til Staples Denmark, er vi nødt til at indsamle og behandle dine personoplysninger for at kunne udføre og levere din ordre og samtidig holde dig opdateret og dens leveringsstatus og, om nødvendigt, administrere returneringer. Til dette formål har vi brug for personoplysninger fra dig og/eller din organisation, afhængigt af ordren.

Vi kan videregive dine personoplysninger til tredjepart for at sikre, at din ordre er blevet leveret. Dine personoplysninger kan blive delt med fragtfirmaer for at kunne sende dig de rigtige pakker eller afhente returneringer. 

Hvis der er brugt elektronisk betaling, kan din ordre blive behandlet af en betalingsserviceleverandør. I dette tilfælde er betalingsserviceleverandøren ansvarlig for behandling af din betaling

Retsgrundlag: Gennemførelse af en kontrakt

Back-office aktiviteter

·       Administration af fakturaer og opkrævninger – Efter afgivelse af en ordre og når produktet skal leveres eller er blevet leveret, sender Staples Denmark en faktura med oplysninger om det beløb, som skal betales. Staples Denmark behandler også personoplysninger for at få overblik over skyldnere med åbne eller ubetalte fakturaer. Kunder med ubetalte regninger vil blive omfattet af rykkerprocessen og vil jævnligt få tilsendt rykkere. Til dette formål vil personoplysninger som kontaktoplysninger, ordreoplysninger og virksomhedsoplysninger blive behandlet. 

Retsgrundlag: Legitim interesse

Kommunikation, markedsføring og loyalitetsprogram formål

·       Administration af kunderelationer – Din relation til Staples Denmark er vigtig for os, og derfor gør vi vores yderste for at sikre, at dine personoplysninger er rigtige og opdaterede. Administration af kunderelationer omfatter kontaktoprettelse og tilmelding af din konto som Staples Denmark kunde. Det omfatter også understøttelse af deling af dine kontaktoplysninger internt i Staples Denmark for at skrive ordreforslag og for at sende fakturaer til den rigtige kunde. Vi indsamler dine personoplysninger til dette formål.

Retsgrundlag: Gennemførelse af en kontrakt, legitim interesse

·       Kundeservice og support – Vi vil gerne være i stand til at hjælpe dig så hurtigt som muligt, når du kontakter os for at få support eller vil indgive en klage. For at kunne gøre dette er vi nødt til at kunne behandle dine personoplysninger ved at notere og registrere både chat og telefonsamtaler, som du har med vores repræsentanter. Vi bruger ikke kun disse oplysninger til at understøtte løsningen af dine forespørgsel, men også til at analysere og forbedre vores service. Vi indsamler dine kontaktoplysninger og din klage til dette formål. I særlige tilfælde kan det faktiske indhold i din klage blive opbevaret udelukkende til uddannelsesformål.

I tilfælde af at et produkt, som er købt hos Staples Denmark, er fejlbehæftet eller du ikke er tilfreds med det, kan vi anvende tredjeparter til at foretage reparationer eller håndtere andre serviceanmodninger. Serviceanmodninger, som modtages af Staples Denmark, kan blive håndteret via virksomhedens forhandlere, og de personoplysninger, som deles med disse parter, er begrænset til strengt nødvendige personoplysninger. 

Retsgrundlag: Gennemførelse af en kontrakt

·       Markedsføring og reklametilbud – Er du allerede kunde hos Staples Denmark, eller har du angivet, at du gerne vil modtage vores reklametilbud? Eksisterede kunder kan komme med på en postliste, hvorfra der sendes og tilbydes trykte (eller digitale) kataloger, flyers og/eller brochurer. For at kunne sende disse tilbud behandler vi dine kontaktoplysninger og virksomhedsoplysninger.

Retsgrundlag: Samtykke, legitim interesse  

·       Deltagelse i loyalitetsprogram – Vi kan også behandle dine personoplysninger, hvis du oplyser, at du gerne vil deltage i Staples Denmarks loyalitetsprogram for at kunne modtage personaliserede tilbud, og fordi du vil give feedback gennem undersøgelser af kundetilfredsheds- og/eller interesseundersøgelser. Til dette formål indsamler Staples Denmark dine kontaktoplysninger og kontooplysninger. 

Retsgrundlag: Samtykke

Retlige formål

·       Kundeoplysninger kan være nødvendige for at efterforske, forebygge og opklare bedragerisager. Vi kan også være forpligtede til at overdrage dine personoplysninger til offentlige myndigheder (som politiet eller skattemyndighederne), når dette er nødvendigt for at overholde vores retslige forpligtelser.

Det samme gælder, hvis en kunde nægter at betale sine ubetalte regninger, hvor Staples Denmark her kan videresende kundens kontaktoplysninger til sin advokat for at denne kan anlægge sag for at sikre betaling.  

Retsgrundlag: Retslig forpligtelse

4. Hvilke personoplysninger indsamler vi om dig?

Vi indsamler flere kategorier af personoplysninger, når du bruger Staples Denmark:

  • Kontaktoplysninger (navn, adresse (inklusive by og postnummer), bopæl, e-mail, telefonnummer, fax-nummer, som privat kunde, også CPR )
  • Virksomhedsoplysninger (adresse, virksomhedsnummer, momsnummer)
  • Kontooplysninger (brugernavn, password, kunde-ID)
  • Ordreoplysninger (dato og genstand, ordrestatus, ordreantal, ordrepris, betalingsoplysninger, økonomiske oplysninger)
  • Markedsførings- og kommunikationsoplysninger (hvis du har afvist direkte markedsføring, oprettelse af postlister, oplysninger fra sociale medier, geografiske oplysninger, tilsendelse af reklametilbud)
  • Deltagelsesoplysninger (hvis du deltager i reklame eller loyalitetsprogrammer)
  • Kundeservice-oplysninger (kontakt med vores kundeservice eller digital og/eller skriftlig korrespondance)  
  • Internetoplysninger (cookies)
Staples Denmark indsamler følgende personoplysninger direkte fra dig:

·       Personoplysninger, som du deler, når du opretter en konto og/eller andre oplysninger, som du har afgivet ved brug af Staples Denmark miljøet (kontaktoplysninger, virksomhedsoplysninger)

·       Personoplysninger som deles, når du bestiller et produkt eller en service via Staples (ordreoplysninger)

·       Personoplysninger, som du opgiver til os via korrespondance, feedback, kundeservice, support løsning af disputter (kontaktoplysninger og andre personoplysninger, som du opgiver til Staples Denmark) 

·       Data om hvordan du bruger vores hjemmeside indsamlet via cookies (analytics) og data om din surfing-adfærd  

Staples Denmark indsamler følgende personoplysninger om dig fra andre kilder: 

·       Kontakt- og forretningsoplysninger, som du har delt med tredjeparter;

·       Virksomhedsoplysninger, som du har delt med tredjeparter;

·       Kontooplysninger, som du har delt med tredjeparter;

5. På hvilket retsligt grundlag behandler vi dine personoplysninger? 

For at overholde loven skal al behandling af personoplysninger baseres på et såkaldt ‘retsligt grundlag’ som beskrevet i EU's GDPR. Vi behandler personoplysninger i forbindelse med Staples Denmark på grundlag af fire retslige årsager;

(1) til gennemførelse af en (service)kontrakt med dig; eller

(2) for at overholde retslige forpligtelser; eller

(3) med vores legitime interesser til vores formål; eller

(4) dit samtykke

Læs mere

Gennemførelse af en kontrakt

Vi bruger dine personoplysninger til formål, som er nødvendige for gennemførelse af servicekontrakten med dig. Uden disse data vil vi ikke være i stand til at opfylde vores del af kontrakten. Behandling af ordrer og serviceydelser hører ind under denne årsag.

Retslig forpligtelse

Vi er retsligt forpligtede til at behandle dine personoplysninger for at overholde skattelovgivningen og andre retslige forpligtelser.

Legitime interesser

Vi bruger dine personoplysninger til vores legitime interesser.

·       for at kunne opretholde et vedvarende forhold til dig som kunde og for at kunne tilbyde dig produkter og service (fx direkte markedsføring).

·       for at kunne opspore bedrageri og sikkerhedshændelser på vores hjemmeside.

·       at forsvare os selv ved retssager.

·       at forbedre vores ydelsers effektivitet ved hjælp af statistiske analyser

Vi kan bruge personoplysninger i en personlig, pseudonymiseret form for at forstå, hvordan vi kan udvikle og forbedre vores service, samt til rapportering, generelle statistiske og analytiske formål. Hvis omstændighederne gør det nødvendigt, kan vi behandle persondata til efterforskning af bedrageri eller til at opfylde retslige forpligtelser. Behandling af personoplysninger til disse formål betragtes som vores legitime forretningsinteresser.

Samtykke

I de tilfælde hvor de tre foregående retslige grunde ikke gælder, kan vi behandle data med dit udtrykkelige samtykke.

Bemærk, at du altid kan trække dit samtykke tilbage. Under overskriften ‘Kan man trække sit samtykke tilbage senere?’ kan du læse, hvordan man gør dette.

6. Hvem videregiver vi personoplysninger til?

Vi kan videregive dine personoplysninger til tredjeparter i henhold til denne databeskyttelseserklæring, såfremt loven tillader det. Uden dit samtykke videregiver vi ikke dine personoplysninger til modtagernes egne markedsføringsformål.

Dine personoplysninger kan blive modtaget af følgende modtagerkategorier:

Interne afdelinger og virksomheder i gruppen

Vi kan dele personoplysninger internt med andre afdelinger (som regnskabsafdelingen) og andre enheder i Staples Solutions (som Staples Norway og Staples Denmark) med det formål at levere information, produkter og/eller service (som tilmelding og kundesupport), udvikling af nye produkter, hjemmesider, applikationer, serviceydelser, reklamekampagner og kommunikation og til at forebygge, opspore og undersøge mulige illegale aktiviteter, krænkelser af vores politikker, bedrageri og/eller brud på vores datasikkerhed. 

Myndigheder
Vi kan videregive dine personoplysninger til overvågningsmyndigheder, som told- og skattevæsenet, politiet og andre lovmæssige enheder. Vi videregiver dine personoplysninger:

·      For at overholde en lovgivningsmæssig forpligtelse eller retskendelse, eller

·      Hvis det er nødvendigt for at forebygge, opspore eller retsforfølge kriminelle handlinger; eller 

·      Hvis det er nødvendigt for at håndhæve vores politikker eller for at beskytte andres rettigheder og frihed. 

Servicevirksomheder (databehandlere)

Vi anvender forretningsservicevirksomheder til at hjælpe os med at gennemføre vores forretninger. Disse organisationer handler kun efter vores instruktioner og er kontraktmæssigt forpligtet af os til ikke at anvende dine data til egne formål.

Leverandører af betalingsservice 

Når du køber en service/et produkt, vil du også modtage en anmodning om at opgive dine betalingsoplysninger. Disse personoplysninger kan indsamles og behandles direkte af leverandøren af betalingsservice. Leverandøren har ansvaret for at behandle dine betalingsoplysninger i henhold til loven. 

Andet

I særlige tilfælde kan vi videregive dine personoplysninger til tredjeparter. Her henviser vi specifikt til tredjeparter, som hører til Staples gruppen eller parter, som vil blive en del af Staples gruppen og/eller deres juridiske efterfølgere som resultat af omstrukturering, fusion eller opkøb.  

7. Overføres dine personlige oplysninger uden for EU eller EØS?   

Dine personlige oplysninger overføres ikke til lande uden for EU eller EØS

8. Hvordan opbevarer vi dine personoplysninger?

Dine personoplysninger vil blive fjernet eller anonymiseret, når de ikke længere er nødvendige for de angivne formål i denne persondataerklæring.

Der er tilfælde, hvor bestemte dele af dine personoplysninger opbevares i en længere periode pga. bestemte retslige forpligtelser fra offentlige myndigheder. Vi kan også opbevare dele af dine personoplysninger på grundlag af egne legitime interesser, som at opdage bedrageri, håndtering af potentielle disputter eller til gennemførelse af vores kontraktaftaler med tredjeparter, såsom forhandlere.

9. Hvordan kan du udøve din ret til privatliv (rettigheder som datasubjekt)?

Når som helst du måtte ønske det, kan du kræve adgang til, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger eller du kan modsætte dig direkte markedsføring og profilering. Desuden kan du også have ret til at begrænse behandlingen af dine personoplysninger, ret til af modsætte dig behandlingen samt ret til dataportabilitet. Disse rettigheder er kendt som dine rettigheder som 'datasubjekt'.

For at påberåbe dine rettigheder som datasubjekt, kontakt os venligst via kontaktoplysningerne nederst på denne persondataerklæring.

Husk venligst, at vi kan bede om yderligere oplysninger for at verificere din identitet. 

Hvis du ikke længere vil modtage direkte markedsføringskommunikation, kontakt os venligst via kontaktoplysningerne nederst i persondataerklæringen.

10. Kan man trække sit samtykke tilbage senere?

Man kan altid trække sit samtykke tilbage.

Du kan trække dit samtykke til kommerciel kommunikation tilbage ved at bruge afmeldingslinket i den sidste meddelelse, som du har modtaget.

Hvis du vil tilbagetrække dit samtykke til andre behandlingsaktiviteter, kontakt os venligst ved at bruge kontaktoplysningerne nederst i denne persondataerklæring. 

11. Kan man indgive en klage? 

Du kan indgive en klage til os via kontaktoplysningerne nederst i denne persondataerklæring. Desuden kan du indgive en klage til den danske databeskyttelsesmyndighed, Datatilsynet.

12. Hvordan kan jeg kontakte Staples Denmark? 

Hvis du har spørgsmål angående vores behandling af dine personoplysninger, som ikke er blevet besvaret i denne persondataerklæring, kontakt os venligst via dpo.nordic@staples-solutions.com

13. Hvornår blev den sidste ændring af denne persondataerklæring foretaget?

Denne persondataerklæring gælder fra 24/05/2018. De sidste ændringer blev foretaget 27/06/2018.


Kontakt
close

Ring til os

Du kan ringe til en Staples-medarbejder på følgende nummer:

(+45) 70 130 131

Du kan også udfylde nedenstående formular, hvorefter en af vores repræsentanter vil kontakte dig snarest

Get help DK

Form