Staples Business Advantage

Skab en sikkerhedsbevidst kultur

Del via:

Hvad enten det drejer sig om onlinedata eller fortrolige papirer, er korrekte, opdaterede og passende sikkerhedsforanstaltninger vigtige. Mange virksomheder lagrer store mængder data og oplysninger online, så alle medarbejdere skal have kendskab til korrekt håndtering af både personlige oplysninger og virksomhedens data.

Fra maj 2018 træder nye love om databeskyttelse i kraft for virksomheder. Den generelle forordning om databeskyttelse (GDPR) vil ændre den måde, som personlige oplysninger håndteres på og behandles af alle virksomheder uanset størrelse, så det er vigtigt at få alle med, når det kommer til sikkerhedsbestemmelser, så hurtigt som muligt.

Med den snarlige implementering af GDPR er der et par andre ting, du også kan gøre for at skabe en mere sikkerhedsbevidst kultur i din virksomhed.

Det er alles ansvar
Databeskyttelse er alles medarbejderes ansvar, så det er vigtigt, at alle ved, hvad der kræves af dem. Når forpligtelsen lægges over på enkeltpersoner, kan det bidrage til at etablere et kollektivt ansvar og fjerne holdningen om, at datasikkerhed kun er noget, som IT-afdelingen skal bekymre sig om. Det er vigtigt at hæve standarderne for sikkerhed og hvordan det opfattes af enkeltpersoner.

En skabelon til en databeskyttelsespolitik, som alle i din virksomhed skal følge, kan bidrage til at skitsere hovedtrækkene for, hvad der er behov for. Og ved at tale om sikkerhed i hele virksomheden på tværs af alle teams, så sørger du for, at medarbejderne er opmærksomme på, at dette er et spørgsmål for alle. Det er vigtigt at sørge for, at alle medarbejdere forstår nødvendigheden af at have en sikker adgangskode, og at computeren opdateres jævnligt for at sikre, at al antivirus-software er opdateret.

Cc på e-mails

Alle har hørt historier om folk, der sætter deres chef på cc i en uheldig e-mail eller rammer "Svar til alle" på det, der skulle have været en privat besked, men skødesløs omgang med e-mails kan også falde ind under databeskyttelseslovgivningen.

At sætte en eller flere personer på cc i en e-mailtråd uden deres tilladelse og dermed dele deres personlige oplysninger, kan faktisk være et brud på databeskyttelsen. Virksomheder, der bruger freelancere eller andre tredjeparter, skal sikre sig, at de inkluderer de rette personer i deres e-mails.

Du kan opfordre dine medarbejdere til at bruge bcc i stedet og gentage vigtigheden af, at medarbejderne tjekker, at de sender e-mails til de rette personer, før de trykker på knappen.

Freelancere og deres adgang til virksomhedens materiale
Mange virksomheder bruger med jævne mellemrum freelancere til at udføre opgaver, men det kan medføre nogle udfordringer med datasikkerheden. Freelancere skal muligvis bruge deres egen enhed til at udføre arbejdet, eller de kan have behov for at få adgang til virksomhedens netværk for at få alle nødvendige oplysninger.

Der er nogle trin, som din virksomhed kan tage for at beskytte jeres data, når det drejer sig om freelancere. Det kan f.eks. være at begrænse deres adgang til virksomhedens oplysninger og kun give dem adgang til det, de skal bruge for at udføre deres arbejde. Hvad angår brugen af deres eget udstyr, skal du sørge for at have styr på og have en fortegnelse over alle enheder, der har adgang til virksomhedens netværk. I sidste ende er det op til freelanceren at sørge for, at dataene er sikre – hvilket kan være en god idé at fremhæve, når du hyrer dem.  

Opbevaring og makulering af dokumenter
Behovet for at udskrive papirkopier af jeres arbejde er stadig aktuelt på nutidens kontorer, og det er yderst vigtigt at indføre regler for korrekt håndtering og opbevaring af udskrevne dokumenter. Når der er ikke længere er brug dokumenter med følsomme oplysninger, er det ikke nok blot at smide dem i skraldespanden. I sådanne tilfælde kan en makulator vise sig uvurderlig. Hvis dokumenterne stadig er relevante og skal bruges til arkivet eller til at henvise til, kan aflåselige arkivskabe eller andre former for sikker opbevaring beskytte dem.

En god måde at holde styr på papirerne på er at oprette et system til at kontrollere, om et dokument skal makuleres eller arkiveres. Du bør også indføre en klar og logisk måde at arkivere dokumenter på, så dokumenter, der opbevares i aflåselige arkivskabe, nemt kan findes, når de skal bruges.

Undgå at følsomt materiale efterlades på steder, hvor alle kan få adgang til det

Når medarbejdere arbejder væk fra kontoret eller transporterer bærbare computere eller andet udstyr rundt, skal du indføre regler for at sikre, at jeres oplysninger ikke efterlades på steder, hvor andre kan se dem. 

Der bør anvendes adgangskoder, og der skal bruges en effektiv firewall. Når man arbejder andre steder end på kontoret, kan et skærmfilter være velegnet til at forhindre, at nogen læser med på din skærm. 

Det er vigtigt at indføre en mere sikkerhedsbevidst kultur på kontoret. Ved at få alle med nu og indføre strenge procedurer for beskyttelse af data, er du mere forberedt, når GDPR træder i kraft.

Sundheds- og sikkerhedsløsninger

Få mere at vide

Her kan du se, hvorfor det er på tide at revurdere din datasikkerhed

Få mere at vide

Del via:

Continue Reading

Kontakt
close

Ring til os

Du kan ringe til en Staples-medarbejder på følgende nummer:

(+45) 70 130 131

Du kan også udfylde nedenstående formular, hvorefter en af vores repræsentanter vil kontakte dig snarest

Get help DK

Form